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Vous utilisez Gmail ou GoogleApps et vous avez 200 mails non-lus en boite de réception ? Vous n’arrivez pas à retrouver le mail de grand-maman avec le super gif de chat en pièce jointe ? Le problème vient certainement de l’organisation de votre boite mail.
Vous le savez certainement, une bonne gestion du flux des mails entrants et la gestion de ces derniers vous permettra de gagner beaucoup de temps. Le temps que vous ne passerez plus à chercher dans votre mail vous permettra enfin de finir le puzzle que vous avez eu à Noël ! Alors ça vous branche de mettre un peu d’ordre là-dedans ?

Methode Zero Inbox

La méthode Zero Inbox est une méthode de rangement de votre boite mail pour que cette dernière vous offre de la visibilité sur les mails à traiter en priorité, ceux qui peuvent patienter et ceux qui ne sont d’aucune utilité. Le but étant d’avoir une boite de réception la plus vide possible.
Afin d’expliquer cette méthode au mieux, je vais prendre pour exemple ma boite mail pro.
Chaque mail reçu est attribué à un projet et donc à un libellé commençant par «P/», ensuite à chaque mail, j’attribue une priorité :

• A traiter : Ce mail doit être traité le plus rapidement possible.
• En attente : Ce mail nécessite des informations supplémentaires avant d’être traité. (Ce mail fait l’objet d’une tâche, je l’ajoute donc à ma tasklist)
• En cours : Je travaille d’arrache-pied pour répondre à ce mail. (Ce mail fait l’objet d’une tâche, je l’ajoute donc à ma tasklist)

Ainsi chaque mail bénéficie d’un libellé «Projet» et d’un libellé «Statut». Une fois que tous mes mails sont classés dans les divers projets et associés à un status, je peux les archiver tranquillement. Voilà, ma inbox est vide. Maintenant reste à afficher tous mes mails par priorité. Pour ce faire, Gmail/GoogleApps permet l’affichage des mails en fonction de leurs libellés, je me suis donc créé une liste de mails «A traiter», «En attente» et «En cours». Grâce à cette méthode je peux aisément voir l’étendue de mon travail et commencer à faire le nécessaire pour vider ces différentes listes.

Les extensions utiles

Active Inbox

Active inbox est une extension Google Chrome qui permet de transformer son Gmail/GoogleApps en manager de tâche. Grâce à cette extension, vous pouvez définir le statut de priorité par le biais de boutons présents dans la barre d’outils.
Cette extension est gratuite, mais une version payante existe.

La version payante quant à elle permet de définir des deadlines pour chaque mail, appliquer un label avant l’envoi d’un mail, proposer des labels automatiquement et permet de rédiger et stocker des notes liées aux conversations.

Merci à Dave le veilleur pour cette découverte partagée.

Remember The Milk

À la base simple service de création de tache, Remember the milk permet aujourd’hui de consulter les tâches depuis son iPhone, son Blackberry et sur son Gmail/GoogleApps. Grâce à cette application parfaitement intégrée dans le client mail de Google, vous pourrez rapidement ajouter des tâches après avoir parcouru vos mails.

Rapportive

Cet outil intégré à Gmail/Google Apps permet de remplacer la barre de publicité Google par une barre permettant d’avoir les informations de l’expéditeur du mail en cours de visualisation.
Par exemple, vous pourrez voir d’un simple coup d’oeil :

• Les derniers tweets de l’expéditeur
• Son dernier statut Facebook
• Son LinkedIn
• Son Viadeo
• Son Flickr
• Etc..

Boomerang

Boomerang est un outil permettant de programmer l’envoi de mails, mais pas seulement. Il permet aussi d’archiver les mails que nous ne pouvons pas traiter directement, pour les ré-afficher dans la boite de réception après un temps donné. Cette fonctionnalité est d’ailleurs disponible sur Active Inbox en version payante.
Le seul point noir de cette application réside dans le fait que vous êtes obligé d’utiliser la version anglaise de Gmail/GoogleApps pour l’utiliser.

Wisestamp

Wisestamp est une extension permettant de réaliser des signatures de mail enrichies. Vous pourrez facilement ajouter votre dernier tweet, les liens vers vos différents profils sur les réseaux sociaux et pourquoi pas ajouter une citation aléatoire dans votre signature.

Conclusion

Vous l’aurez compris, Gmail ou GoogleApps sont des clients mail très performants de base, mais ils peuvent être grandement améliorés par des applications tierces.
Une boite mail organisée permet de répondre efficacement et améliore considérablement votre flux de travail. Alors on arrête les bêtises et on met de l’ordre dans tout ça !

N’oubliez pas de jeter un oeil à Gmail Ninja :

N’hésitez surtout pas à laisser des commentaires pour expliquer la manière dont vous gérez votre Gmail, je suis certain qu’il existe mille et une manières d’optimiser le bousin.